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開會開到

這是一本老書,2004出版的(2017年有出一款10周年紀念版,書名叫:別在開會開到死),會知道這本書是因為看了"爆炸性成長:價值一億美金的失敗課",SNAP interative創辦人在剛成立公司時仍不斷閱讀大量書籍從中獲取可用的技巧,這本書就是他提到眾多書單中其中一本。

只要上班,都會遇到開會,參與眾多會議之後就有所心得:有些會議可以得到許多新的見解及良好決策;但有的會就明顯感受是在浪費時間、討論內容毫無章法邏輯、就是一個大鍋菜,甚麼東西都加進去炒。通常參加到這種會議我都會懷疑這個部門或這間企業是否有良好的潛力可以進步,從目前的觀察來看,沒效率且沒決策結論的會議許多提案最終就是不了了之,無疾而終。

開會開到死這本書用一個實際非常糟糕極無效率的例子告訴讀者:在很多地方、企業都會發生這樣的情形,但不是因為領導人很差,而是大家都不知道"有效率及重點"的會議是甚麼樣子,還有與會人員的心態,當大家都覺得無所謂,反正這個會就是一個浪費大家時間講流水帳的事情,每次討論的議題都無法下決策,重要性也沒有分修先順序,會導致參與者心思不在會議上,讓這個會議失去應有的意義。

個人本身就遇過很多"超沒效率"的會議,領導者話很多但都天馬行空、不切實際,談論到重點就輕描淡寫,或說這個議題要"另找時間召開會議",這本書就利用電影+電視節目的例子告訴讀者不同的會議重點訴求不同,而開會的主軸及重點都應清楚明暸。

對於一個訊息的解讀,每個人接收到的重點不同。會議就是一個平台確認大家接收及理解的訊息是一致的,"有效率的會議"開完會讓與會人員覺得幹勁十足,知道明確的執行方向;沒效率的會議就單純打發時間,蹉跎人生光陰而已。

為了避免"懸而不決、決而不議、議而不做、做的又亂七八糟",同事間良好的溝通及有效溝通的會議將是協助部門及企業進步的最佳工具,您還在煩惱參加"浪費時間"的會議嗎?可以參考這本書的做法,若部門願意採納,將會是一個莫大的進步,不論對您或是公司而言。

 

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